如何选择HR软件

来源:中国一卡通网  作者:语馨 收编  发布时间:2009-08-03 10:59:53  字体:

    当越来越多的企业将眼光投向HR软件,希望它能为企业带来新的活力时,他们面对的是纷繁的产品和各类供应商。于是,HR经理们辗转于各软件商的产品演示会,希望货比三家,找到适合企业的系统。要选择一套真正能与企业相匹配,以提升管理的系统,企业首先要做的是了解自己。

  1、了解自身需求

  企业首先要明白的是,我们的企业是否需要HR软件?为什么需要?企业现有的软、硬件条件和期望是什么。如果不清楚这些,企业的选择将是盲目和无效的。
  
  如果你的企业只需要将一些纯事务性的工作简单化,如考勤、计算薪资,那么一个简单的模块即能满足需求。

  如果企业希望规范HR部门的业务流程,提升整体人力资源管理的绩效,如招聘、业绩评估、培训、员工职业计划、离职、员工自助服务等,则一个完整的HR软件系统应是首选。如果企业有内部网,或者能与互联网连接,那么eHR是很好的方式。

  企业性质不同,对HR系统的要求也不同。国有企业与外资企业比较,国有企业的工资计算较简单,外资企业的工资计算复杂得多;而国有企业的上级监管力度较大,查询及报表功能需要比较强。

  在选择系统时,需要充分考虑员工的意见。因为你的系统很大程度上是为员工服务,若没有员工的参与和配合,无法获得成功。德国大众汽车教练公司在导入系统前成立了一个项目小组,其中就包括了12名员工。大众为了保证系统带来的改变能在企业内不受冷遇,所有涉及到的部门和员工从一开始就被纳入项目中。

  如果企业有充足的预算可先找专业咨询公司为企业作诊断,由专业咨询机构对企业的人力资本构成现状及其期望效果预先进行分析,然后“对症下药”。爱立信中国14家独资或合资公司在引入系统时就是由普华永道来操作。

  其实明确自身需求的同时,企业亦是对自己的人力资源管理作了一番梳理。对此,成功导入嘉杨人力资源管理系统的上海贝尔有限公司人力资源管理项目负责人叶先生深有体会:“对一家企业来说,实施软件前一定要有指导思想,至于技术细节的东西可以请软件商给予解决,但企业实施的指导思想、远景目标应该是确定的。”

  只有对自己的需求、条件、期望有充分了解,才是成功实施的良好开端。而且,一个项目若要获得管理层的支持,包括预算、人力、时间、权力等方面的具体支持,必须能够合理解释实施的成本和能够带来的效益。另一方面,企业的需求和目前状况可能差距甚远,当你明白自己的需求,对供应商来说他可以知道哪些能够做到,哪些不能做到,应该如何解决。而且没有一家供应商能够帮助企业解决其所有问题,如果有供应商对企业要求全部答应,说:“没有问题,这些我都可以做到。”请企业小心了。

  2、多方考察产品

  了解了自己,然后就是对于软件产品的考察,主要有以下几点,一是功能、二是技术跟进和售后服务、三是供应商的信誉。

  功能方面主要包括系统模块的完整性、系统功能及报表的灵活性和智能化、系统的安全性、系统的兼容性和开放性、系统的稳定性。功能方面的考察方式主要是看介绍资料和产品演示,比如了解既可作为一个完整的系统使用,也可将模块拆分单独使用,在必要时还能扩展集成。如果是基于网络的eHR,则需要软件的网络功能与自助服务,如支持集团型企业用户,提供异地、多级、分层的数据管理功能;日常管理不受物理位置限制,可在任何联网计算机上经身份验证后进行操作;为非HR部门人员提供基于Web的企业内部网络应用;员工在允许权限内可在线查看企业及个人信息,与HR部门进行电子方式的沟通等;允许直线经理在授权范围内在线查看下属员工的人事信息,审批员工的培训、请假、休假等申请,在线对员工进行绩效评估;总经理可在线查看公司人力资源配置及成本变动情况、薪资平衡表、组织绩效/员工绩效等各种与人力资源相关的重要信息。
  
  值得一提的是,对方产品介绍中某些打动你的地方,一定要在看产品演示时候深入了解。更要结合自己的需求来看产品演示,注重实用性。不要被一些面儿上的东西迷住了眼睛,一定要深究其功能,有时不妨提出具体的问题让对方当场解决。
  
  对系统的安全性,如各级权限的设定、变更、数据恢复功能等等,软件供应商都已经考虑,在这方面可以请公司IT部门的人员帮助了解对方在安全方面的措施。
  
  对于系统的兼容性和开放性方面,如是否提供功能强大的数据接口,轻松实现各种数据的导入导出及与外部系统的无缝连接;可方便引入各类Office文档,并存储到数据库中,规范、安全,这些大中型软件都会在设计中考虑到。对于和其他应用软件的接口方面可以通过了解对方以前给其他用户做的接口来判定;对于数据库的兼容性和跨平台的性能,最好要有案例或者充分的测试,以避免把自己当成实验用户。对于系统的稳定性的判定通常可以先从软件的开发时间、以及用户使用后的反应来考察,一套成熟的软件一定能在使用中体现。
  
  最好能够请软件商提供一些成功案例的操作,这样企业一方面可以更深入了解系统的实践情况,另一方面也可为自己在实施时提供充分的参考。

  通过上述这些考察,基本上就可以了解对方的产品性能。但是软件还有一大部分是服务,因此还要重点考察的是对方的技术跟进能力和售后服务能力,再好的软件也要服务。首先是软件实施期间的服务,一个项目本来2-3个月可以完成并通过验收,如果由于缺乏经验拖延很久,易造成损失。
 
  最关键的是供应商的信誉。供应商良好的信誉是企业得到良好服务的保证。也许企业认为有合同就行了,但是在软件项目的进行中人为的变数非常多,有时是合同也解决不了的,只能靠供应商良好的商业信誉和完善的售后服务体系为保证。试想,如果企业买了软件之后因为服务跟不上而迟迟不能全面使用系统或用了以后又经常影响正常的使用,最后由于问题总也不能解决而被迫用了2年就改换别的系统,到时只能后悔莫及。因此,考察对方商业信誉这一步不可省略。
  
  3、HRMS、eHR、ASP

  以上谈的都是如何选择HR软件系统,即传统的基于C/S结构的HRMS。如果企业的网络条件许可,eHR也是不错的选择。因为员工自助服务能功能的具备,将可使企业的管理上一个台阶,尤其对于那些跨几个地区国家的集团型企业。
  
  另一方面,随着国内ASP服务环境的成熟,ASP服务供应商的多样化,一些中小企业也可以选择ASP服务模式。例如目前的招聘网站就是招聘模块的ASP方式,51job、ChinaHR及Zhaopin就是这方面的典型代表。自去年以来,这三大招聘网站都在宣布自己要朝人力资源管理的ASP进军,并都已向自己的客户推出不同层次的会员制招聘管理系统的ASP服务。当然,在业内还有一类人可以充当HR软件的ASP,即软件提供商自己从事这个事业的公司也不少。北京奇正公司就与光华冠群合作,为企业提供薪资ASP服务。SAP也正与合作伙伴共同准备推出中小企业HR软件的ASP服务。
  
  一套好的、“量体裁衣”的系统和其后续服务价值不菲,而且当企业开始筹划引入人力资源管理系统时,期望的是革新自身的管理现状,所以失败所带来的不仅是物质上的损失。三思而后行,才能尽量让风险减到最低。

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